Wann braucht man eine beglaubigte Kopie und wann eine beglaubigte Übersetzung?

Wann braucht man eine beglaubigte Kopie und wann eine beglaubigte Übersetzung?

Eine der häufigsten Fragen meiner Kundinnen und Kunden lautet:
„Was genau muss ich einreichen – das Original, eine Kopie, eine Übersetzung oder alles zusammen?“
Damit keine Zeit verloren geht und die Unterlagen korrekt akzeptiert werden, erkläre ich hier den Unterschied zwischen einer beglaubigten Kopie und einer beglaubigten Übersetzung – mit Beispielen aus dem Alltag.

Was ist eine beglaubigte Kopie?

Eine beglaubigte Kopie ist eine Kopie eines Dokuments, die von einer offiziellen Stelle wie dem Bürgeramt oder einem Notar bestätigt wurde. Diese Bestätigung garantiert, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt.

Zum Beispiel: Sie möchten Ihr russisches Diplom nicht im Original per Post verschicken – dann lassen Sie im Bürgeramt eine beglaubigte Kopie erstellen und reichen diese gemeinsam mit der Übersetzung ein.

Was ist eine beglaubigte Übersetzung?

Eine beglaubigte Übersetzung ist eine offizielle Übersetzung eines Dokuments, die von einer beeidigten Übersetzerin oder einem beeidigten Übersetzer (wie mir) angefertigt wird. Die Übersetzung wird mit Stempel und Unterschrift versehen und bestätigt, dass sie vollständig und korrekt ist.

Solche Übersetzungen werden immer dann benötigt, wenn ein fremdsprachiges Dokument in Deutschland für offizielle Zwecke verwendet wird – zum Beispiel bei Visumanträgen, Aufenthaltsgenehmigungen, Einschreibungen an Universitäten oder gerichtlichen Verfahren.

Ein Beispiel aus der Praxis

Sie beantragen eine Aufenthaltserlaubnis in Deutschland. Auf der Checkliste der Ausländerbehörde steht:

"Bitte bringen Sie die Geburtsurkunde im Original, eine beglaubigte Kopie und eine beglaubigte Übersetzung mit."

In der Praxis bedeutet das:
Das Original dient zur Einsicht, die beglaubigte Kopie verbleibt in den Unterlagen der Behörde und die beglaubigte Übersetzung wird benötigt, damit der Inhalt auf Deutsch nachvollziehbar ist.

Der Unterschied auf einen Blick

Viele verwechseln diese beiden Begriffe. Dabei handelt es sich um zwei völlig unterschiedliche Dinge:

• Die beglaubigte Kopie bestätigt die Echtheit des Originals
• Die beglaubigte Übersetzung sorgt für die offizielle Verständlichkeit auf Deutsch

Die beglaubigte Kopie wird von einem Amt oder Notar erstellt. Die beglaubigte Übersetzung darf nur von einer beeidigten Übersetzerin oder einem beeidigten Übersetzer vorgenommen werden.

Wo werden beide benötigt?

Erfahrungsgemäß verlangen folgende Institutionen regelmäßig sowohl Kopien als auch Übersetzungen:

• Ausländerbehörden
• Universitäten und Hochschulen
• Konsulate
• Notare und Gerichte
• Arbeitgeber bei der Anerkennung ausländischer Qualifikationen

Tipp

Fragen Sie am besten vorab bei der zuständigen Stelle nach, welche Form der Dokumente genau verlangt wird. Manche Behörden akzeptieren einfache Kopien, andere fordern ausdrücklich beglaubigte Kopien. Dasselbe gilt für Übersetzungen: Nicht jeder Übersetzer darf Ihre Dokumente offiziell beglaubigen.

Wenn Sie unsicher sind, schreiben Sie mir. Ich helfe Ihnen gern weiter.

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